Menu Zamknij

3 sposoby na udaną przeprowadzkę biura w Warszawie

3 sposoby na udaną przeprowadzkę biura w Warszawie

Przeprowadzka biura w Warszawie to nie lada wyzwanie. Zmiana lokalizacji nie powinna w żaden sposób zakłócać pracy firmy. Jak zatem przygotować się do tego przedsięwzięcia? Oto kilka cennych porad.

1. Znajdź odpowiednią firmę przeprowadzkową

Podczas przeprowadzki w Warszawie warto dokładnie przejrzeć usługi firm transportowych. Pozwoli to porównać ceny i przeanalizować, która oferta jest dla nas najbardziej dogodna. Poszukiwania najbardziej odpowiedniego przedsiębiorstwa lepiej rozpocząć wcześniej. To pozwoli nam ustalić najbardziej dogodny termin. Większość firm przeprowadzkowych w Warszawie pracuje w soboty, a często także w niedziele. Wybór weekendu na przeprowadzkę pozwoli zachować ciągłość pracy firmy.

2. Wyznacz osoby odpowiedzialne

Przeprowadzką biura nie mogą zajmować się wszyscy pracownicy. Ktoś w końcu cały czas musi wypełniać obowiązki. Dlatego warto wyznaczyć zespół dobrze zorganizowanych podwładnych, którzy zajmą się całym procesem: od wyszukania firmy przeprowadzkowej, po zainstalowanie wszystkich elementów w nowym miejscu. To właśnie oni powinni przeprowadzić inwentaryzację i przeliczenie całego sprzętu. Warto przy tym sprawdzić, czy każde urządzenie działa i jest w ogóle potrzebne. Przeprowadzka to bowiem najlepszy moment na likwidację niepotrzebnych rzeczy.

3. Pakowanie dokumentacji i wyposażenia biura

Każda firma produkuje bardzo dużą liczbę najróżniejszych dokumentów. Są to raporty, faktury, sprawozdania, akta pracowników. Część z nich może być poufna. Dlatego przed zapakowaniem papierów do pudeł warto dokładnie przeanalizować, czy wszystkie dokumenty są potrzebne. Większość pism urzędowych musi być przechowywana przez określony w ustawach termin. Jeśli jednak dany dokument nie jest już nam potrzebny, można go zniszczyć. Pamiętajmy także, że dane osobowe zatrudnionych osób są uznawane za tajemnicę. Wyciek informacji osobowych może być traktowane jak złamanie przepisów rozporządzenia RODO, a to wiąże się z nałożeniem na firmę kar finansowych. Dlatego przed przeprowadzką wszystkie poufne informacje powinny być tak zapakowane, aby nie dostały się w niepowołane ręce.
Kolejna kwestia – rozkręcenie mebli oraz pakowanie sprzętu elektronicznego. Wszystkie te usługi zapewni firma przeprowadzkowa. Fachowi pracownicy szybko i sprawnie poradzą sobie z szafami, biurkami oraz krzesłami. Istotną kwestią jest odpowiednie zabezpieczenie sprzętu elektronicznego, który stanowi ważny i kosztowny element wyposażenia każdego biura. Komputery, monitory, drukarki czy niszczarki do dokumentów muszą być zabezpieczone tak, aby bez żadnych uszkodzeń dotarły na nowe miejsce.

Tanie przeprowadzki w Warszawie są możliwe pod warunkiem, że dobrze się do nich przygotujemy. W przypadku zmiany lokalizacji firmy pracy przy pakowaniu może być więcej niż przy przeprowadzce kilkuosobowej rodziny. Dlatego na początku opracujmy dokładny plan działania, poinformujmy pracowników, do kiedy mają wysprzątać swoje biurka i wziąć prywatne rzeczy.